Comment optimiser la gestion des absences dans l’entreprise ?

Chaque année, vos collaborateurs ont le droit à des congés. Il y a bien entendu le congé légal de 5 semaines. A cela s’ajoutent les congés d’ancienneté, les congés de fractionnement et les RTTs. Voilà pour la partie due mais cela ne s’arrête pas là. En effet, à tout moment, les employés peuvent tomber malade ou rencontrer des événements familiaux qui entrainent une absence plus ou moins longue : décès, naissance, mariage, etc… Pour faire face à ces absences, vous devez vous organiser au mieux.

Mettre en place des règles claires

Si vous ne voulez pas que cela soit l’anarchie, vous devez mettre en place quelques règles de fonctionnement dans la pose et la prise des jours de congés payés mais aussi de RTTs. Voici quelques exemples pratiques :

• Demander aux employés de poser les congés d’une durée supérieure à une semaine au moins 2 mois à l’avance.
• Demander aux employés poser leurs RTTs chaque mois plutôt que de les cumuler pour une prise en bloc.
• Spécifier que tous les jours de congés non pris à la fin de la période sont perdus et donc non reportables sur la période suivante.

Ces règles pourront sembler contraignantes à certains mais sans cela, vous aurez toujours des prises à la dernière minute qui vont désorganiser le service alors que celles-ci auraient pu être anticipées. Vous informerez chaque nouvel entrant dans la société de l’existence de ces règles.

Déployer un logiciel de gestion des congés

Depuis quelques années, on trouve sur le marché des solutions en ligne de gestion des congés et absences comme par exemple celle-ci : https://www.my-intranet.com/support/utilisation/gestion-des-conges/. Ces logiciels de gestion RH sont très utiles car ils permettent :

• de suivre le planning des absences en temps réel.
• d’avoir un workflow de soumission et de validation des demandes de congés.
• de réduire le temps passé sur cette tâche administrative.

Pour un manager, passer du temps à gérer les congés, c’est autant de temps perdu pour d’autres activités plus productives pour l’entreprise. Donc si vous pouvez fluidifier le processus, c’est toute l’entreprise qui va y gagner. Le service RH économisera également un temps précieux en disposant d’un outil informatique pour consolider les demandes plutôt que de faire un pointage de formulaires papiers.

Se montrer flexible face aux demandes

Chaque employé a le droit de prendre des congés. L’employeur reste libre de refuser une demande de congé mais cela doit se faire de façon motivée, pour des raisons de service par exemple. On ne peut pas refuser une demande de congés au simple motif que vous n’avez pas envie d’accéder à la demande de l’employé. Cela pourrait déboucher sur un contentieux. Vous devez faire preuve de souplesse et voir comment votre service peut continuer de fonctionner correctement en l’absence de cet employé.

Refuser une demande de congés est toujours mal vécu par le demandeur. Voici les conséquences potentielles :

• l’employé peut décider de partir quand même en se mettant en arrêt maladie malgré le risque que cela peut représenter sur le plan légal s’il n’est pas justifié.
• l’employé peut perdre toute motivation et trainer les pieds à chaque fois que vous lui demanderez de réaliser une tâche qui sorte un peu de son cadre habituel de travail.
• l’employé peut remettre en cause votre autorité en tant que responsable s’il juge que vos décisions ne sont pas justifiées.

Si vous avez une difficulté à accepter la demande du salarié, vous devez prendre le temps d’en discuter avec lui. Cette étape d’échange est indispensable pour lui permettre de mieux accepter votre décision. Elle peut également aider à trouver un compromis en réduisant la durée du congé ou en le déplaçant à une date plus appropriée pour les deux parties.

Valider rapidement les demandes

Lorsqu’un employé soumet une demande d’absence, il s’attend à avoir un retour rapide. C’est indispensable pour réserver ses billets et l’hôtel s’il part en voyage. A chaque jour que vous laissez passer sans valider, vous augmentez les doutes et la frustration du côté de l’employé. En validant rapidement sa demande, vous matérialisez votre reconnaissance par la prise en compte d’un sujet important pour l’employé : ses congés !

Si vous n’êtes pas en mesure d’approuver la demande dans les jours qui suivent sa soumission, indiquez à l’employé sous quel délai il peut espérer une réponse. Précisez également les éléments dont vous avez besoin pour prendre votre décision. Cela évitera les malentendus.

Comme vous pouvez le voir, avec un peu de bon sens et d’empathie, on peut toujours trouver des solutions pour contenter ses employés tout en permettant à l’entreprise de continuer de fonctionner.