Logiciel de gestion de formation : la solution pour un pilotage efficace en centre de formation

La gestion d’un centre de formation est loin d’être une tâche facile, tant les enjeux sont nombreux. Il est important de cultiver cette capacité à innover afin de répondre à la fois aux attentes des apprenants et des entreprises partenaires. Pour y parvenir, il faut avant tout améliorer le pilotage des activités qui concourent au bon fonctionnement de l’organisme : organiser au mieux le planning et l’intervention des enseignants, gérer et adapter le contenu des formations, maîtriser le coût et le budget de formation. Il faut instaurer un vrai plan de formation afin de rester efficace et opérationnel. Pour ce faire, le recours à un logiciel de formation est inévitable, cet outil permet en effet d’optimiser la gestion des activités grâce à une automatisation et un meilleur suivi.

Centre de formation : nouvelles exigences, nouveaux défis

Les réformes entamées au niveau de la gouvernance des formations demandent nécessairement une restructuration au sein des organismes de formation, qu’elles concernent le parcours, les moyens de financement ou encore la structure du partenariat avec les entreprises. À cela, s’ajoute l’évolution des métiers qui demande une réadaptation du catalogue et des contenus de formation afin de rester compétitif sur un marché de plus en plus concurrentiel.

Avec ces réformes, les centres de formation doivent donc réorganiser leur fonctionnement en vue de s’adapter aux demandes et aux exigences naissantes. Et pour suivre le rythme de ces réadaptations, il n’est plus question de se focaliser uniquement sur les démarches administratives. Il faut un pilotage efficient pour gérer à la fois les tâches administratives, les ressources pédagogiques et les prestations offertes aux apprenants. Pour ce faire, il paraît utile d’optimiser la gestion de chaque tâche et de se doter d’un bon logiciel pour centre de formation. L’utilisation d’une telle solution permet en effet de rationaliser la gestion des activités en centre de formation et d’améliorer la productivité.

L’innovation, facteur de succès pour un organisme de formation

Faire évoluer les offres de formation est crucial pour un établissement qui souhaite rester sur le marché et améliorer son chiffre d’affaires. L’entreprise et l’apprenant évoluent en effet dans un environnement en perpétuelle mutation. De ce fait, les organisations se mettent toujours à la recherche des compétences pouvant contribuer à leur développement sur le marché. Les apprenants, quant à eux, sont en quête d’une formation qui favorise leur employabilité compte tenu du contexte dans lequel ils se trouvent.

Pour pouvoir réadapter ses offres, les centres de formation doivent dans un premier temps se mettre à l’écoute des formés et des entreprises partenaires. Cela permet de comprendre leurs besoins et d’identifier les modules à intégrer ou à améliorer. Une fois les attentes des cibles identifiées, il faut procéder à la conception de l’offre en s’attardant sur chaque élément qui la compose : le programme et le cursus, la méthode pédagogique et les modalités d’inscription, etc.

Afin de mener à bien ce processus, il est nécessaire de réaliser chaque étape au moyen d’un logiciel dédié. Avec un ERP pour centre de formation, il est en effet plus facile de les suivre et de les organiser.

Le logiciel pour centre de formation, à l’origine d’une meilleure compétitivité

Une fois l’étape de la conception franchie, il faut passer à la promotion des nouvelles offres auprès des principales cibles. Le meilleur moyen de les rendre accessibles pour ces dernières sera de les mettre en ligne. Certains logiciels pour centres de formation permettent ainsi de réaliser à la fois la conception et la promotion d’une offre de formation depuis une seule et unique plateforme. Cela permet de gagner du temps et de gagner en visibilité plus rapidement.

Cette promotion en ligne constitue par ailleurs un moyen de s’adapter à la transformation digitale. Il est alors possible de proposer aux candidats une inscription et une solution de paiement en ligne. Cela facilite les démarches et permet d’accélérer la vente de formations. Dans le même temps, le logiciel de gestion va collecter des informations sur les prospects et les clients. Grâce à ces informations, il sera plus aisé de suivre le parcours de chaque potentiel client et de proposer des solutions personnalisées qui répondent vraiment à leur recherche.

Une formation réinventée pour être plus qualifié

Afin d’offrir une prestation de qualité aux apprenants, les organismes de formation doivent mettre en place une méthode qui permet une gestion optimale des formations et des formateurs. Pour ce faire, il est important de planifier au préalable l’intervention des enseignants, le programme géré par chacun et le volume horaire qu’ils doivent remplir. Ce qu’il est possible de réaliser facilement avec un logiciel de gestion de formation.

Au moyen de cette solution, on peut alors créer des dossiers de suivi pour les intervenants. En parallèle, il est nécessaire de mettre en place un suivi du parcours des étudiants qui permet de connaître leurs avancées et d’adapter ensuite les offres et le planning des interventions.

Bien choisir son logiciel de gestion de formation

En matière de logiciel de gestion de formation, l’offre est assez large, chaque solution répondant plus ou moins aux besoins des centres de formation. Néanmoins, il est important de bien le choisir afin de constater rapidement des impacts positifs. Pour ce faire, il convient de vérifier les fonctionnalités proposées par cette solution de gestion.

Un bon logiciel doit couvrir 5 domaines. Il doit permettre :

• la gestion de la prospection,
• la gestion administrative,
• la rationalisation des processus métiers (inscription en ligne, gestion des parcours et des compétences des apprenants),
• la gestion des ressources (humaines et matérielles)
• la gestion pédagogique.

Sa flexibilité constitue également un élément important. Les champs proposés doivent être personnalisables suivant le type de formation mis en avant et le cursus y afférent. De même, il doit être suffisamment modulable pour s’adapter à l’évolution des offres et des besoins de l’établissement de formation.

Enfin, la possibilité d’avoir accès à un tableau de bord et à des fonctions analytiques peut être un avantage supplémentaire avec un logiciel de gestion. Ces fonctionnalités permettent en effet un suivi efficient des activités menées au sein de l’établissement. L’essentiel reste toutefois de disposer d’une solution de gestion qui permet de booster la relation avec les prospects/clients et d’évoluer au rythme de la transition numérique.