Une collaboration plus facile avant, pendant et après les réunions

Les réunions font partie intégrante de la vie de l’entreprise. Qu’elles se tiennent au quotidien, toutes les semaines, tous les mois ou encore chaque année, elles ont des objectifs formatifs et informatifs, mais c’est également autour d’elles que les problèmes se résolvent, ou que les discours de motivation des employés sont lancés. Quel que soit le thème de la réunion, elles doivent être préparées afin d’en fluidifier le déroulement. Cette préparation assure aussi l’efficience de la réunion, pendant et après le meeting, une fois que les membres qui y ont assisté regagnent leurs postes respectifs. Pour maîtriser les techniques d’optimisation des réunions et ne plus perdre de temps sur votre planning, vous pouvez recourir aux outils numériques. Ils présentent de nombreux avantages quand ils sont bien utilisés par les tops managers. Voyons lesquels !

Les outils numériques rendent la collaboration à distance possible

L’avènement d’internet et des nouveaux outils numériques a rendu l’externalisation des collaborateurs et le télétravail monnaie courante. En dématérialisant la réunion, en permettant la téléprésence, le conference calling par exemple, il est possible d’assister à une réunion même si on ne se trouve pas au sein d’une seule et unique entreprise. Le présentiel n’est plus une obligation et les distances sont abolies.

Avec un bon outil de gestion des réunions de travail, les tâches de création de l’ordre du jour, de suivi des points et de compte-rendu se verront vite partagées et les problèmes vite résolus. Vous pouvez vous concentrer sur l’objectif de la réunion plutôt que son déroulé. Avec une plateforme Saas de partage des données de la réunion, vous collaborez plus facilement : tout le monde peut apporter ses idées et relever les problèmes peu importe l’endroit où il se trouve, même en télétravail. Les outils de gestion digitaux des plannings de réunion permettent d’inclure naturellement et instantanément le ou les bon(s) interlocuteur(s) dans tous les projets d’équipe qui se discutent et s’opèrent au sein de l’entreprise même.

Centralisez les documents de réunion

Avant la réunion, partagez directement l’ordre du jour aux collaborateurs concernés via les listes de contacts. Réservez les salles de meeting, les horaires pendant que chacun valide sa présence. Ce genre d’outil permet de dématérialiser toutes ces tâches et d’éviter les oublis, les salles occupées, la perte de documents, les conflits de réservation, etc. Vous pouvez également anticiper le déroulé de la réunion en téléchargeant tous les documents que vous aurez besoin de visualiser pendant le meeting : graphiques, statistiques, visuels, etc.

Après les réunions de travail, il est important que chacun sache quelles tâches il doit accomplir pour ne pas perdre de temps. Pour éviter les heures de recherches dans les e-mails à tenter de retrouver des comptes-rendus de réunion, un logiciel de gestion des documents de meeting vous permettra de centraliser les informations et de rester bien organisé.

La plateforme permet de réunir les commentaires, les derniers fichiers importés, les mises à jour de version, les exigences des projets, les objectifs et les délais à un seul et même endroit. Votre équipe peut se concentrer davantage sur les tâches qui mettent en application les décisions prises en réunion. Les documents sont sécurisés et l’accès peut être restreint à une liste spécifique de noms si vous avez besoin de partager des données confidentielles.

Visibilité et transparence pour la bonne information de tous

En utilisant des outils de réunion numériques, vous disposerez également d’un système dans lequel vous pourrez stocker toutes les dernières mises à jour de vos projets. Ces informations seront visibles et consultables par les collaborateurs autorisés, et leur permettront de consulter les derniers états des projets à tout moment.

Chacun peut soumettre un point à aborder au cours d’une future réunion, ces points seront ensuite priorisés par l’organisateur de la réunion afin d’établir un ordre du jour pendant le meeting.

Chaque collaborateur pourra prendre en main ses propres initiatives et mettre en application les procédures pour atteindre ses objectifs, dans un but commun à ceux de l’entreprise. Ce qui améliore aussi la responsabilisation au sein de l’équipe et permet aux membres de détecter intelligemment leurs erreurs et d’éviter de les refaire. Une manière simple et efficace de gérer, à adopter tout au long de l’année et pour tous les projets.

Gagnez du temps pour l’organisation de réunions

Avec vos données enregistrées dans un seul et unique système, mettre à jour après les réunions est bien plus simple. Mises à jour des feuilles de calcul, rafraîchissement des projets futurs, etc. De ce fait, vous gagnerez un temps considérable que vous pourrez consacrer aux prises de décisions importantes et à la résolution des autres problèmes, ou même pour initier de nouveaux objectifs.

Outre ce gain de temps en organisation, l’adoption des outils numériques pour la gestion des réunions d’entreprise permet également aux tops managers de rester calmes et sereins même si des changements de plans doivent impérativement s’opérer. En effet, une meilleure gestion du travail collaboratif – par le biais des outils numériques – offre de la flexibilité, la possibilité d’adapter tous les plans en conséquence, sans mettre en péril des échéances fixes.

Inspirez la collaboration et l’innovation au sein d’une équipe

L’utilisation effective des outils de gestion numériques avant, pendant et après les réunions au sein de l’entreprise crée une bonne culture de collaboration au sein des membres de chaque équipe. En effet, se sentant plus libres d’agir par eux-mêmes et d’exprimer leurs propres idées dans leurs travaux, les équipes s’épanouissent et entretiennent de bonnes relations.

Cette dimension sociale est certes un peu négligée ou vite oubliée, mais elle tient toutefois une place importante dans la motivation des membres de chaque équipe de l’entreprise. Bien équipés, les collaborateurs qui structurent l’entreprise seront plus enclins à se dépasser dans leur travail. Ce qui augmentera considérablement leur productivité, que ce soit du point de vue quantitatif que qualitatif. En outre, ils pourront également apporter des idées nouvelles et originales pour lancer de nouveaux projets -susceptibles d’être bénéfiques pour tous les collaborateurs au sein de l’entreprise.